Umzug!

Abschnitt: Klärung der Geschäftsgrundlage einer Beratung#PAU=500#

Die auf einer Beratungsstelle tätigen Personen haben ihr Berufsgeheimnis zu beachten, dessen Verletzung in gleicher Weise strafbewehrt ist wie die des Arztgeheimnisses (§ 203 Abs.1 Nrn. 2 und 5 Strafgesetzbuch). Daraus resultiert, daß die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Stelle ihnen von den Klienten anvertraute persönliche und sachliche Verhältnisse nur "befugt" weitergeben dürfen. Die Schweigeverpflichtung nach §203 StGB ist persönlich gemeint. Obwohl alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einer Beratungsstelle dieser Schweigepflicht unterliegen, resultiert daraus keine Befugnis, sich untereinander über Klienten auszutauschen, es sei den, die Klienten wurden darüber informiert und haben eingewilligt.#PAU=500# [↑]

Vertreten wird aber auch die Auffassung, daß sich ein Ratsuchender nicht einem individuellen Berater anvertraut, sondern eine Beratungsleistung der Stelle in Anspruch nimmt, die vom gerade verfügbaren und fachlich geeigneten Berater im Namen der Beratungsstelle erbracht wird und daß es zum Wesen einer Beratungsstelle gehört, daß der einzelne Berater durch die Erfahrungen oder Kenntnisse der Kollegen ergänzt wird, z.B. wenn es gilt, Angebote anderer sozialer Dienste einzubeziehen oder wenn Klienten unter einer Mehrfachproblematik leiden. Das Beraterteam ist deshalb oft aus verschiedenen Berufsgruppen zusammengesetzt, in dem unterschiedliche therapeutische Ansätze vertreten sind.#PAU=500# [↑]

Eine Beratungsstelle darf jedoch nicht einfach unterstellen, daß jeder Klient diese Sichtweise hat, vielmehr muß sie grundsätzlich davon ausgehen, daß Klienten darauf vertrauen, daß "ihr" Berater oder "ihre" Beraterin die anvertrauten Geheimnisse für sich behält. Viele Klienten erwarten vom Berater oder von der Beraterin eine Art "Seelsorgegeheimnis", d.h. einen Freiraum, wo sie sich ohne Angst vor einer zusätzlichen zeitgleichen oder späteren Zuhörerschaft äußern können.#PAU=500# [↑]

Wenn es diese zusätzliche "Zuhörerschaft" gibt (andere Berater, Sekretariat), müssen die Klienten darüber informiert werden. Es ist nicht zwingend, dies in der Form zu tun, daß Klienten vor Begin einer Beratung etwa über ein Merkblatt darüber informiert werden, wer inwieweit außerdem Kenntnis ihrer offenbarten persönlichen und sachlichen Verhältnisse erlangt. Es ist nachvollziehbar, daß dies insbesondere auf Personen, die eher verunsichert und gehemmt eine Beratungsstelle aufsuchen, abschreckend wirken kann, wodurch diesen die Inanspruchnahme einer für sie u.U. wichtigen Hilfeleistung erschwert oder verunmöglicht würde. Diesem Umstand könnte jedoch organisatorisch dadurch Rechnung getragen werden, daß Informationen des Erstgesprächs von den Beratern zunächst grundsätzlich geheim gehalten werden und erst im Zweitgespräch mit den Klienten die Art und Weise des Umgangs mit ihren personenbezogenen Daten besprochen wird.#PAU=500# [↑]

Bedenklich wäre, würden Ratsuchende vor die Alternative gestellt, einzuwilligen, daß die von ihnen offenbarten persönlichen und sachlichen Verhältnisse auch anderen Beratern bekannt gemacht werden können oder auf eine Beratung zu verzichten. Grundsätzlich sollte die Beratungsstelle organisatorisch in der Lage sein, Klienten, die die Kenntnisnahme ihrer persönlichen und sachlichen Verhältnisse ausschließlich auf den Berater oder die Beraterin beschränkt wissen wollen, weitestgehend entgegenzukommen.#PAU=500# [↑]

Im Normalfall dürften Klienten nichts gegen einen Umgang mit ihren Daten in der Form,#PAU=500# [↑]

• daß sensiblere Daten nur dem Berater oder der Beraterin bekannt sind#PAU=500# [↑]

• daß dem Sekretariat Angaben zur qualifizierten Organisation der Beratung weitergegeben#PAU=500# [↑]

• daß Fallbesprechungen ohne Namensnennung durchgeführt werden#PAU=500# [↑]

einzuwenden haben.#PAU=500# [↑]

Abschnitt: Einleitung#PAU=500#

Voraussetzung für die Lebenshilfe psychologischer Beratungsstellen ist, daß Klienten vertrauensvoll persönliche und sachliche Verhältnisse offenbaren können.#PAU=500# [↑]

Durch die gesellschaftlichen Entwicklungen im Informationsbereich ist der Erhalt dieser noch bestehenden Vertrauensbasis nicht mehr selbstverständlich, beispielsweise dann, wenn erkennbar wird, daß EDV zum Einsatz kommt oder daß schriftliche Aufzeichnungen angefertigt und abgelegt werden.#PAU=500# [↑]

Für Klienten besonders belastend kann die Vorstellung sein, daß aufgrund der schriftlichen Fixierungen oder der edv-mäßigen Speicherungen außenstehende Einblick in ihre Lebensverhältnisse gewinnen könnten.#PAU=500# [↑]

Ein überzeugendes Datenschutzkonzept liegt deshalb im ureigensten Interesse jeder psychologischen Beratungsstelle.#PAU=500# [↑]

Bisherige statistische Erhebungen ergaben, daß nur etwa ein fünftel der Ratsuchenden eine psychologische Beratungsstelle lediglich einmal aufsucht. Die meisten Ratsuchenden nehmen 2-5 Beratungstermine in Anspruch, bei etwa einem weiteren fünftel erstreckt sich die Beratung auf mehr als 10 Sitzungen. Somit ist in einer Vielzahl der Fälle damit zu rechnen, daß in erheblichem Umfang Unterlagen entstehen.#PAU=500# [↑]

Um Vorschläge für ein Datenschutzkonzept machen zu können, wurde ein Teil der psychologischen Beratungsstellen der Landeskirche besucht. Dabei zeigte sich daß die besuchten Stellen den Schutz der Daten ihrer Klienten vor unbefugter Kenntnisnahme sehr ernst nehmen und daß ein zunehmender Einsatz von EDV zu erwarten ist.#PAU=500# [↑]

Der zunehmende EDV-Einsatz rückt die Frage nach dem Datenschutzkonzept der Beratungsstelle verstärkt in den Blickpunkt. Darüber darf jedoch nicht vergessen werden, daß die meisten Daten auf absehbare Zeit weiterhin in Papierform gespeichert werden. Ein überzeugendes und in sich geschlossenes Datenschutzkonzept muß auch dies berücksichtigen. Darüber hinaus fordert § 203 Strafgesetzbuch, daß auch im Gedächtnis oder Bewußtsein der Beraterinnen und Berater gespeicherte Informationen einer Geheimhaltung unterliegen.#PAU=500# [↑]

Abschnitt: Infoblatt#PAU=500#

Die Beratungstellen sollten ein Informationsblatt hinsichtlich des Umgangs mit den personenbezogenen Daten der Ratsuchenden erstellen und auslegen.#PAU=500# [↑]

Informiert werden sollten die Klienten insbesondere darüber,#PAU=500# [↑]

• welche Unterlagen (warum) geführt werden#PAU=500# [↑]

• wie lange Unterlagen aufbewahrt werden#PAU=500# [↑]

• wie die Stelle bei einem Beratungsabruch, sei es seitens eines Klienten oder einer Klientin oder seitens einer Beraterin oder Beraters, z.B. wegen Krankheit, mit Klientenunterlagen verfährt #PAU=500# [↑]

• ob EDV eingesetzt wird#PAU=500# [↑]

• wer in welche Unterlagen unter welchen Umständen Einsicht nehmen kann#PAU=500# [↑]

• welche Maßnahmen die Stelle zum Schutz der Klientendaten getroffen hat.#PAU=500# [↑]

Dem letzten Punkt kommt besondere Bedeutung zu. Werden hier überzeugende Maßnahmen dargelegt, ist eine Verunsicherung der Klienten wohl kaum zu erwarten, zumal ein Großteil von ihnen vermuten wird, daß Unterlagen angefertigt werden.#PAU=500# [↑]

In diesem Info-Blatt hat die Beratungsstelle auch Gelegenheit, z.B. darzulegen,#PAU=500# [↑]

• daß personenbezogene Daten aus dem persönlichen Lebensbereich der Klienten nur mit deren Zustimmung anderen Beratern oder anderen Stellen offenbart werden,#PAU=500# [↑]

• daß die Dienst- und Fachaufsicht so organisiert ist, daß es nicht zwangsläufig zur Offenbarung persönlicher Geheimnisse an weitere Personen kommt,#PAU=500# [↑]

• daß Fallbesprechungen im Team ohne Namensnennung durchgeführt werden,#PAU=500# [↑]

• daß Aufzeichnungen über Gespräche ohne personenidentifizierende Angaben angefertigt werden und die Zuordnung, welche Aufzeichnungen zu welchem Klienten gehören, nur den Beratern möglich ist, die die Beratung durchgeführt haben,#PAU=500# [↑]

• daß das Sekretariat nur die Informationen erhält, die zur Organisation der Beratung erforderlich ist,#PAU=500# [↑]

• daß beim Einsatz von EDV zuverlässige Schutzmaßnahmen getroffen sind,#PAU=500# [↑]

• usw.#PAU=500# [↑]

Es bietet sich an, am Schluß der ersten Beratungsstunde den Klienten ein solches Infoblatt mitzugegeben.#PAU=500# [↑]

Unter den o.g. Voraussetzungen ist im allgemeinen kaum zu erwarten, daß Ratsuchende dadurch von einer Weiterführung der Beratung abgeschreckt würden, u.U. mit nachteiligen Auswirkungen für sich selbst und ihr soziales Umfeld. Wohl eher ist zu erwarten, daß die Klienten erkennen, daß der Schutz ihrer Daten einen hohen Stellenwert hat und ein entsprechendes Vertrauen entwickeln.#PAU=500# [↑]

Bei bestimmten Problemgruppen könnte jedoch bereits ein Aufmerksammachen darauf, daß die Beratungsstelle bestimmte Informationen speichert, abschreckend wirken, gleichgültig, welche Schutzmaßnahmen getroffen wurden. Wird dies erkannt, sollte geprüft werden, ob eine Erläuterung durch den Berater oder die Beraterin nicht besser angebracht ist als das Überlassen eines Info-Blattes. Wird begründeterweise auch davon Abstand genommen, sollte eine entsprechende Aktennotiz angefertigt und die Unterrichtung zu einem geeignet erscheinenden Zeitpunkt nachgeholt werden.#PAU=500# [↑]

Abschnitt: Einwilligungen in Schriftform#PAU=500#

Einwilligungen zur Datenweitergabe an andere Personen oder Stellen sollten möglichst schriftlich vorliegen. Nur so kann die Beratungsstelle im Streitfall belegen, daß sie mit der Einwilligung der Klienten gehandelt hat. Bei bestimmten Problemgruppen ist jedoch eine Scheu vor vertragsähnlichen schriftlichen Abmachungen verbreitet. Dann sollte zumindest eine ausführliche Aktennotiz mit Datumsangabe angefertigt werden. Es bietet sich an, dieses Verfahren in einer Dienstanweisung verbindlich zu regeln.#PAU=500# [↑]

Abschnitt: Einwilligungen in Ton- und Bildaufzeichnungen#PAU=500#

Bild- und Tonaufzeichnungen haben für Klienten einerseits ein hohes Risiko einer Beeinträchtigung ihrer persönlichen und sachlichen Verhältnisse, weisen jedoch andererseits auf einen hohen Vertrauensvorschuß seitens der Klienten hin, die sich darauf einlassen.#PAU=500# [↑]

Einwilligungen in Ton- und Bildaufzeichnungen sollten immer schriftlich eingeholt werden. Mit der Einwilligung sollte auch festgelegt werden,#PAU=500# [↑]

• wie lange die Aufzeichnungen aufbewahrt werden,#PAU=500# [↑]

• wer Einblick nimmt,#PAU=500# [↑]

• wie gelöscht oder vernichtet wird,#PAU=500# [↑]

• und wer für die fristgemäße Löschung oder Vernichtung verantwortlich ist.#PAU=500# [↑]

Werden die Datenträger vernichtet oder überschrieben, muß dies so erfolgen, daß eine Rekonstruktion der Daten ausgeschlossen ist.#PAU=500# [↑]

Die Aufzeichnungen müssen so kurz wie möglich aufbewahrt werden.#PAU=500# [↑]

Abschnitt: Fallbesprechungen#PAU=500#

Aus der Schweigepflicht nach §203 StGB resultiert die Forderung, daß Fallbesprechungen ohne Namensnennung der Klienten abgehalten werden müssen. Dies wurde auf den besuchten Beratungsstellen für selbstverständlich gehalten und kann mittlerweile als Standart betrachtet werden. Erkennen ein Berater oder eine Beraterin aufgrund weiterer ihnen bekannter Sachverhalte, um wen es sich handelt, verlassen sie unverzüglich die Besprechung.#PAU=500# [↑]

Abschnitt: Auskünfte#PAU=500#

Anfragen sind erlaubt. Eine Beratungsstelle darf sich nicht darauf verlassen, daß auskunftersuchenden Stellen, Behörden oder Personen (z.B. Rechtsanwälte) von sich aus prüfen, ob die Beratungsstelle die gewünschte Auskunft überhaupt rechtmäßig geben darf. Sie darf sich auch nicht auf die Behauptung verlassen, sie sei zur Auskunft verpflichtet. Vielmehr hat sie in jedem Fall die Rechtmäßigkeit selbst festzustellen bzw. ihrerseits die Nennung der Rechtsgrundlagen zu verlangen, die zur Auskunft verpflichten.#PAU=500# [↑]

Abschnitt: Übermittlungen#PAU=500#

Für die Arbeit im psychosozialen Bereich kann es sinnvoll oder erforderlich sein, mit anderen Stellen und Personen wie Ärzten, Pfarrern, Lehrern, Diakonischen Bezirksstellen, Kliniken, Kindergärten, Schulen, Bildungsberatungsstellen, Kreisjugendämtern, Behinderteneinrichtungen, Sozialämtern, Selbsthilfegruppen zu kommunzieren.#PAU=500# [↑]

Übermittlungen an andere Stellen oder Personen bedürfen jedoch entweder einer Rechtsgrundlage oder der Einwilligung der Klienten. Einwilligungen sollten, wenn dadurch der Beratungserfolgt nicht in Frage gestellt wird, zur Absicherung der Beratungsstelle in Schriftform eingeholt werden. Muß die Einwilligung mündlich eingeholt werden, sollte ein entsprechender Aktenvermerk mit der Begründung, warum auf die Schriftform verzichtet wurde, angefertigt werden. Wird ohne Einwilligung übermittelt, muß Klarheit über die Rechtsgrundlage geschaffen werden, die dies erlaubt.#PAU=500# [↑]

Wird übermittelt, muß dafür gesorgt werden, daß die Unterlagen auf der empfangenden Stelle nicht durch unnötig viele Hände gehen, z.B. indem telefonisch vorgeklärt wird, wer zuständig ist. Faxgeräte dürfen nicht genutzt werden.#PAU=500# [↑]